Organisation am Arbeitsplatz(Herausgeber Louis Leitz, Stuttgart 1986)

Die Firma Leitz hat in Deutschland in den 80er Jahren eine Erhebung durchgeführt, mit dem Ziel der Produktivitätssteigerung auf den Grund zu gehen und im besonderen warum in den Produktionswerkstätten (Fabriken) von 30%iger Produktivitätssteigerungen die Rede war…und keine Rede davon in den Informationsverwaltungen.

Die Einsichten dieser Erhebung, hat die Firma dann konsequent umgesetzt, vermarktet, in Broschüren zusammengefasst und Firmenkurse veranstaltet (Fa. Olor, Schlieren).

11 Ordnungsstrukturen wurden erarbeitet, mit denen die generell anfallenden Arbeits’werkzeuge‘ und die Arbeits’stücke‘ erfasst werden konnten. Die empfohlenen Schreibtischhilfsmittel wurden dann mit diesen Ordnungstruktur-Symbolen entsprechend organisiert resp. angeschrieben.

Im Zeitalter des PC am Arbeitsplatz werden elektronische Arbeitsplaner wie NOW Up to Date, NOW Contacts, Outlook Express (Office 98) etc. angeboten und erweitern so diese Palette.

Der Paperfluss besteht nach wie vor, wobei die damalige Ausgangslage ebenfalls aktuell bleibt: Wie steht es mit der Produktivitätssteigerung in der ‚Office-World‘. Wer lernt es wo seine Arbeit methodisch zu planen und zu organisieren?

Das Wissen und der Einsatz einer Arbeitsplatz Methodik ist in jedem Fall hilfreich. Auf die Frage ‚warum er denn so konsequent aufgeräumt und seinen Tag planen solle‘ antwortete der Kursleiter dem Teilnehmer: ‚Damit sie ein gutes Gefühl haben und abends ruhig mit ihren Kindern spielen können‘…zum Beispiel...

Leitz, Methodik-Handbuch

Kapitel 1	Das ‚schöpferische Chaos‘
Arbeitsplatz Regel 1	Haben Sie Mut zur leeren Schreibtischplatte
Kapitel 2	Organisation und Methodik am Arbeitsplatz
Arbeitsplatz Regel 2	Nehmen Sie sich täglich 10 Minuten Zeit für Ihre Arbeitsplanung
Kapitel 3	Das ‚Innenleben‘ des Schreibtisches
Arbeitsplatz Regel 3	Gestalten Sie Ihren Schreibtisch zum funktionalen Arbeitsplatz
Kapitel 4	Systematisches Ordnen
Arbeitsplatz Regel 4	Richten Sie Ihre Vorgangsablage optimal ein
Kapitel 5	Methodisches Strukturieren
Arbeitsplatz Regel 5	Organisieren und gliedern Sie mit Symbolen
Kapitel 6	Konsequentes Planen
Arbeitsplatz Regel 6	Planen Sie nach zeitlichen Prioritäten
Kapitel 7	Sicheres Terminieren
Arbeitsplatz Regel 7	Systematisieren Sie Ihren Tagesablauf

• Vorgeschlagene Leitzhilfsmittel:Hängemappenset, Terminset, Aufgabenplaner,
• Was hat überlebt?: Hängemappenset, Terminset (Ablage Termingut nach Tag-Monat-Jahr),
• Was wurde ersetzt?: Aufgabenplaner => ersetztdurch die Bildschirm‚Stickers‘ (die auf der Achse Priorität/Wichtigkeit/Dringlichkeit am Bildschirm angebracht werden)
• Was ist hinzugekommen?: Terminset Ablage wird elektronisch im iCal Terminkalender als TO DO dort eingetragen.
• Was hat trotzdem überlebt: Aktenordner im Tandem mit Archiv-Ablegekisten allerdings (Ordner werden so x-mal verwendet und nicht mit Schriftgut zusammen archiviert).

Vorschlag zur Einteilung eines Aktenordners:

Aktuell und…	Adressen / Notizen
	Aktennotizen /Emails
	Div. Korresp.
DYNAMISCH
projektspezifisch:	Workshops
	Projektsitzungen
	Pendenzenlisten
	Forschungsschwerpunkte
	Fortschrittsberichte
	Dia-+Organigramme
	Beirat/Vorstand
	GV
STATISCH
Finanzen, Verträge, Unterlagen:	Verträge
	Richtlinien / Forms
	Budget
	Offerten
	Rechnungen
	Kontoauszüge
	Lohnblätter
	Protokolle
	Berichte
	Div. Unterlagen

Für Interessierte: Leitz, Rationelle Schriftgut Verwaltung I+II: Ablageplan, Aktenplan, Schriftgut-Katalog, rationelle Schriftgut Verwaltung

Warum wirtschaftliche Schriftgut Verwaltung?

Schriftgut ist neben dem gesprochenen Wort das wichtigste Kommunikationsmittel in jeder Verwaltung. Wirtschaftliche Schriftgut Verwaltung ist daher eine der Grundvoraussetzungen rationeller Verwaltungsarbeit.

In diesem Zusammenhang ist es erforderlich, den Begriff Schriftgut einmal zu definieren. Er steht als Sammelbegriff für alle Formen von Datenträgern, bei denen die Daten in geschriebener, gedruckter oder sonstwie markierter Form auf Papier oder vergleichbarem Material aufgebracht sind.

Als Schriftgut bezeichnet man z.B. alle Arten von Briefen, Mitteilungen, EDV-Listen, Handnotizen, Zeitschriften, Büchern, Prospekten, Zeichnungen, aber auch Karteikarten oder gar Lochkarten (1986!)